一、國軍退除役官兵輔導委員會（以下簡稱本會）為使本會與所屬服務機
構、安養機構及委辦廠商妥適使用內政部戶政資料（以下簡稱戶政資
料），防止資料不當使用或外洩，以落實資訊安全，並保障個人隱私
權益，特訂定本要點。
二、本會與所屬機構應用戶政資料，以退除役官兵及其眷屬申請就養、就
學、就業、就醫、服務照顧、資料校補及退除給付等業務查證需要，
在法定職務必要範圍為之（法規依據、適用機關（構）單位、業務範
圍及使用目的如附件一；使用戶政資料計畫如附件一之一）。
前點所稱委辦廠商係指下列人員：
（一）將與內政部批次檔案傳輸交換取得之資料，經系統化整理、比對、
上檔至本會退除役官兵（眷）資料庫，提供本會及所屬機構業務與
支援決策運用之廠商（以下簡稱系統廠商）。
（二）派駐於本會統計資訊處之勞務承攬委外人員（以下簡稱勞務承攬廠
商），主要負責新退官兵及其眷屬資料建檔，及一般異常資料校補
。前述登鍵及校補作業須以內政部戶政電子閘門線上查詢戶政資料
作為依據。
三、人員管理：
（一）管理人員：系統管理單位（本會統計資訊處），負責管理系統及帳
號權限配賦。
（二）本會服務照顧處、退除給付處、統計資訊處（含勞務承攬廠商）及
各所屬機構，原則配置二人使用，並互為代理人。使用人員詳列於
使用戶政資料計畫。
（三）查詢量大單位得依前一年實際使用量，申請增額配置。
（四）工友、技工、駕駛及替代役四類人員不得申請使用。
（五）委辦廠商應依契約指派適任人員履行勞務承攬事項，勞務承攬委外
人員皆需簽訂保密切結書，並須遵循機關使用者同等規範。
四、系統權限申請與異動：
（一）帳號權限新增或異動，應填寫戶政資料電子閘門系統「線上查詢使
用者帳號申請／停用表」（格式如附件二及附件三），並由單位主
管或其授權人員核可後，由統計資訊處配賦權限，且保留申請紀錄
。帳號及密碼通知過程應具保密措施，防止被竊視及竊取，詳細使
用單位如附件一之一。
（二）所屬機構申請開通查詢權限，應報送本會對該機構具有主要管理權
責之業務處審核同意，再移送統計資訊處配賦帳號權限。
（三）使用人員離職或職務調整時，亦需由原申請單位填寫「線上查詢使
用者帳號申請／停用表」提出申請，離調停用者應於職務異動前十
日提出申請，並由本會統計資訊處停止其帳號權限。
（四）使用人員設定密碼長度至少八碼，須包含大小寫英文字母、數字及
特殊符號，且每三個月至少更改一次，密碼輸入錯誤三次，系統自
動鎖碼，須依程序重新填表申請。
（五）本會統計資訊處承辦人員、專責人員及單位主管異動，應於異動後
七日內通知內政部，前述人員應限於執行特定職務必要範圍內始得
蒐集、處理或利用介接資料，並應符合特定目的，不得對外公開、
移轉或轉讓他人，亦不得傳送至國外。
（六）本會統計資訊處定期每季由人事資訊系統查核使用人員動態，凡使
用人員離職、職務調整或帳號已閒置逾三個月，應即時調整、廢止
或註銷其使用權限，並留存清查紀錄。
（七）經停止權限人員如需再使用，需依程序重新申請。
五、資料查詢：
（一）線上查詢作業：
１、本會服務照顧處、退除給付處及所屬機構使用人員線上查詢戶政
資料，應先填寫「線上查詢紀錄簿」輸入查詢事由（格式如附件
四之一、附件四之二、附件四之三），並於當日由單位主管（機
構首長）或其授權人員審核同意。
２、本會統計資訊處（含勞務承攬廠商）使用人員線上查詢戶政資料
，應將當月查詢紀錄簽請單位主管或其授權人員審核，供後續查
（稽）核作業。
（二）本會服務照顧處、退除給付處及所屬機構使用人員查詢完畢，「線
上查詢紀錄簿」併同查詢案審核原件或影本，填報「線上查詢單位
內部查核表」（格式如附件五），紀錄每日查詢筆數，經單位主管
（機構首長）或其授權人員審核同意後，於每月底送交單位（機
構）查核人員。
（三）前兩款之查詢紀錄、線上查詢紀錄簿及線上查詢單位內部查核表，
留存五年備查。
六、安全管理：
（一）戶政資料僅限單位內部業務查證用，應避免非業務權責人員閱覽、
擷取、破壞及禁止對外提供。
（二）使用人員之帳號及密碼，應確實保密，嚴格禁止洩漏他人知悉或提
供他人使用。
（三）管理者及使用人員查調戶政資料，應申請專屬帳號，不得使用非本
人申請之帳號，帳號不得交接予他人，並嚴禁多人共用帳號。
（四）使用人員查詢完畢後，應立即登出系統，避免不具權限人員趁機竊
取資料，敏感或機密資料不得放置於桌面或影印機上。
（五）戶政資料嚴格禁止下載、儲存媒體及攝影等，屬於專案性質之清冊
亦應比照辦理。
（六）辦理法定職務案件審核所需網路連線查詢或列印之資料，應隨卷歸
檔及依檔案保存期限銷毀。
（七）本會應指派專責人員辦理安全維護事項，造冊列管所有使用、查詢
戶政資料之人員，防止個人資料被竊取、竄改、毀損、減失或洩漏
，並管理及維護查詢戶政資料之網路連線設備，以確保設備功能正
常。專責人員每年應至少接受三小時以上之資通安全專業課程訓練
或資通安全職能訓練。
（八）內政部提供之戶政批次檔案傳輸資料，本會統計資訊處應指定專責
人員登記列管，並檢核資料之完整性，原始檔案於匯入本會資料庫
後，應於收檔一個月內手動刪除原始檔，並確認其資料檔案無法復
原，銷毀程序完成後，應函知內政部，並將銷毀紀錄保留三年備查
。
（九）系統定期要求使用者更改密碼，統計資訊處如發現有洩密之虞時，
應即要求使用者更換密碼，避免他人知悉。
（十）線上查詢戶政資料完竣後，如有經列印且無需隨卷歸檔之紙本文件
，應即銷毀至無法辨識。
（十一）查詢系統應紀錄查詢者帳號、查詢日期、時間、查詢作業代碼、
被查詢者查詢條件及查詢事由等查詢日誌，並保留五年備查。
（十二）本會每年應檢視戶政資訊連結作業之使用情形，如已無使用需求
者，應函請內政部終止該連結作業。
七、定期查核與稽核作業：
（一）本會及所屬機構應指派人員辦理使用查詢戶政資料之查（稽）核作
業，負責查核作業之人員不得連續六個月查核同一受查人員。
（二）內部查（稽）核：
１、本會服務照顧處、退除給付處及所屬機構辦理內部查（稽）核作
業：查核人員應依本會統計資訊處每月提供之「上線人員系統資
料」（格式如附件六），核對「被查詢者」與「線上查詢紀錄簿
」及審查原件是否相符，並填報「線上查詢單位內部查核表」，
抽查比率以不低於百分之三為原則，查詢總筆數倘低於十筆，應
全數查核，查核完畢將查核結果移送本會統計資訊處進行複核。
２、本會統計資訊處辦理內部查（稽）核作業：
（１）查核人員應每月就本會服務照顧處、退除給付處及所屬機構
使用人員之查詢紀錄進行複核，抽查比率以不低於百分之三
為原則，查詢總筆數倘低於十筆，應全數查核。
（２）查核人員應每月就統計資訊處（含勞務承攬廠商）使用人員
之查詢紀錄進行查核（格式如附件六之一），抽查比率以不
低於百分之一為原則，查詢總筆數倘低於十筆，應全數查核
。
（３）查核人員每月就所屬機構、統計資訊處（含勞務承攬廠商）
作成整體查核紀錄簽報單位主管或其授權人員核可。
３、統計資訊處應每半年辦理內部稽查作業，受稽核機關（單位）與
委辦廠商應填報「線上查詢或檔案傳輸內部稽核表」或「檔案傳
輸內部稽核表」（格式如附件七、附件七之一），並由本會統計
資訊處留存五年備查。
４、如有異常使用情形，應進行追查，確屬異常者，應通報政風單位
查明後，簽報機關（構）權責長官議處。
５、所有查核紀錄等相關資料，應於查核完畢後，交由上線查詢人員
留存五年備查；並將「線上查詢單位內部查核表」、「線上查詢
紀錄簿」影本，移送本會統計資訊處留存五年備查。
（三）外部稽核：
１、服務照顧處及就養養護處（以下簡稱業管處）辦理外部稽核作業
：
（１）每半年至少一次，對所屬機構辦理稽核工作，稽核筆數至少
為全年使用量之百分之三。
（２）業管處應自本會統計資訊處每月提供之「上線人員系統資料
」中，抽選稽核之時間範圍及筆數，完成所需稽核項目。
（３）稽核完畢，應將「線上查詢本會外部稽核表」（格式如附件
八）影本，交由本會統計資訊處保留五年備查。
２、統計資訊處辦理外部稽核作業：每半年至少一次，對系統廠商辦
理稽核工作，受稽核廠商應填寫「檔案傳輸外部稽核表」（格式
如附件八之一），由本會統計資訊處留存五年備查。
（四）內政部辦理稽核作業時，本會及所屬機構應配合提供查核相關資料
。經稽核後發現有異常狀況，或有阻擋戶政連結管理功能或違反相
關管理規定者，應立即提出說明並改善。
（五）戶政資料自申請、持有、查詢、使用、保管與銷毀等相關各作業階
段，統計資訊處應定期檢視、檢討管理，並建立審查機制。
八、申請運用戶政資料連結作業之使用人員、專責人員、單位主管或委辦
廠商等相關人員應妥善保管及利用所取得之資料；其違反相關規定者
，應依下列規定追究：
（一）不當使用戶政資料，致當事人權益受損者，依個人資料保護法（以
下簡稱個資法）或其他規定負法律責任。本會及所屬機構共同負完
全責任，並應負個資法第二十八條之損害賠償責任，與第三十一條
適用國家賠償法之規定。
（二）違反個資法第十五條或第十六條之規定，意圖營利者；或意圖為自
己或第三人不法之利益，而對於個人資料檔案為非法輸出、干擾、
變更、刪除或以其他非法方法妨害個人資料檔案之正確，致生損害
於他人者；或假借職務上之權力、機會或方法，犯前揭情形之罪者
，應負個資法第四十一條、第四十二條及第四十四條之法律責任。
（三）不當使用戶政資料或未善盡管理之責，致戶政資料遭不當使用者，
應由其所屬機關（構）議處相關行政責任；其涉及刑事責任者，移
送司法機關處理。
（四）如有違反其他法律規定，依其規定追究其責。