法規內容：
一、國軍退除役官兵輔導委員會（以下稱本會）為提高公文處理品質及
行政效率，依據「文書處理手冊」及「文書流程管理作業規範」規
定，並配合本會實際作業情況，訂定本注意事項。
二、管理原則及範圍：
(一)全程管制：
公文從收文（或創簽稿）、發文（或存查）至歸檔應全程列入管制
。各級承辦人員均應自我要求管理；單位登記桌及行政管理處負有
稽催、管考之責。
(二)全面管制：
各單位均應實施文書流程管理，從總收、總發文件，或單位收文、
發文、創簽、創稿文件（或存查）等均應列入管制。
三、收文處理：
(一)總收文人員收到來文，應視公文之時間性、重要性，依本會處務規
程、分層負責明細表及參考相關案例，認定承辦單位，依序迅確分
辦；對來文未區分等級而認定內容確係急要者，應加蓋戳記，以提
高承辦人員之注意。
(二)各單位收受公文後，應以先行簽辦為原則，如經查確非業管權責，
應即敘明具體理由與建議收辦單位，經單位主管核章後，自收文起
三個工作小時內送還行政管理處綜簽，陳請權責長官核定主辦單位
。如未於時限內送還行政管理處，則視為同意接辦，不得請求改分
。
(三)單位登記桌收到分文或會辦單位送來之文件，經點收並登錄後，立
即送請主管（或副主管）批示或依其授權分送承辦人員。未經總收
文人員依程序收文之文件，應送總收文人員補辦收文登錄手續。
四、各類公文之處理時限基準如下：
(一)一般公文：最速件（一日；但緊急公文仍須依個案需要之時限內完
成）、速件（三日）、普通件（六日）。
(二)限期公文：
１、來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限辦理，如受
文機關收文時已逾文中所訂期限者，得以普通件處理時限辦理，
其處理時限包含假日計算在內。
２、變更來文所訂期限者，應聯繫來文機關確認同意，並簽奉單位主
管或其指定之授權人員核定，留存公務電話紀錄或相關文書，始
得移送總收文人員變更處理時限。
３、開會、會勘通知單等通知性質文書，處理時限以所指定開會、會
勘日期為準。
(三)創簽稿案件應視為一般公文管制，且承辦人應自系統取號後始得陳
核，創簽稿如欲銷號者，需敘明理由陳單位主管核准後送單位登記
桌辦理。
(四)人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、監察案件或立法委員質
詢案件及管制案件，依文書流程管理作業規範及本會訂頒之規定辦
理。
(五)交辦列管案件，應依交辦列管機關所訂之預定完成期限處理，未訂
期限時，依一般公文時效管制。
(六)一般公文來文之處理速別與公文性質不符者，得經由收文單位之主
管或指定之授權人員核定後，調整來文處理速別。
(七)其他特殊案件（包括計畫、規劃、研究、法規、調解、調查、答復
等案件）未明訂期限者，依承辦單位專案擬訂處理期限，陳主任秘
書核准後依限處理。
五、會辦公文處理方式及時限：
(一)會辦之公文得視案件性質及其時效選擇以會簽（稿）、會辦單或便
箋等方式辦理。
(二)送會單位：
１、對案情複雜或特殊性案件，送會前應先協調受會單位。如需調查
、多方協調、研處，且預估需長時間處理者(三日以上)，應以便
箋或電子郵件預述合理答復期限方式送達受會單位。使用電子郵
件應以電話確認相關收受人員獲知訊息。
２、同一文件請三個以上單位會核，以同時送會為原則。
３、會簽（稿）送會時應依速別使用公文夾以資區別。特急文件需會
辦者，應由科長以上層級人員逕行協調洽辦。
４、對已逾期三個工作日尚未還會之案件，除應持續查催聯繫外，並
應告知單位中、高階核稿人員協助催辦，必要時得知會行政管理
處列入管考。
(三)受會單位：
１、以會辦單會辦之案件，除訂明期限者外應以速件管制（處理期限
為三個工作日），並儘速於期限內辦結退會。
２、會簽（稿）應依公文夾速別辦理時效管制。
３、對案情複雜或特殊性之案件，如未能於規定期限內完成退會，應
先行通知送會單位，並說明原因及預定辦畢時間，不得擅自退件
或拒不會辦。
４、順會時，受會單位應依主簽單位所定之會辦次序依序完成送（退
）會作業，或洽請主簽單位修正會辦次序；未經主簽單位同意，
既定順序之受會單位不得自行移送其他受會單位先行會辦。
(四)單位登記桌：會辦公文均應登錄納管。收送傳遞最速件會辦公文應
隨到隨辦，餘均應比照速件傳遞；對會辦公文應依速別協助稽催承
辦人依限處理或按規定辦理展期，如受會公文已逾期仍應辦理查催
作業。
六、各類公文處理時限計算標準：
(一)一般公文發文使用日數：
１、除限期公文、專案管制案件、訴願案件、人民申請案件、監察案
件或其他依法令另有規定者外，均不含假日。
２、一般公文自收文次日或交辦日起至發文日止，所需日數扣除假日
。
３、限期公文於來文所訂或規定期限內辦結，未超過六日者，以實際
處理日數計算，超過六日者，以六日（普通件）計算；逾越來文
所訂或規定期限辦結，以實際處理日數計算。
(二)專案管制案件、立法委員質詢案件、監察案件、人民申請案件、人
民陳情案件、訴願案件之計算基準，於規定處理時限內辦結者列為
「依限辦結」，超過規定處理時限辦結者列為「逾限辦結」。
(三)處理時限以時為計算基準者，自收文之時起算；以半日為計算基準
者，以收文次日起算，但收文當日辦結者，以半日計算。
七、公文展期作業：
(一)案件經詳細檢討，凡未能於規定時間內結案者，承辦人員應於屆期
前於電子公文線上簽核系統提出展期之申請，並經權責主管審核同
意(展期申請核准權限表如附表一)。
(二)辦理展期，每次以十日為原則；日數之計算，除限期公文、專案管
制案件、訴願案件、人民申請案件、監察案件或其他依法令另有規
定者外，均不含假日。
(三)展期日數三十日以上，承辦人員應於辦畢五日內填報個案分析表（
格式如附表二）併同檔案歸檔，並配合行政管理處實施個案分析檢
討。
八、公文登錄、催辦及銷號規定：
(一)總收文或單位登記桌均應正確分類登錄，以符合管制及統計作業確
實性之基本要求。
(二)各單位對所收之公文，應按收文號予以登錄管制；其相關登錄及催
辦格式依現行規定辦理。
(三)受文者或函件之收件者為個人時，由單位登記桌向受文者(收件者)
確認是否為個人郵件，如為機關公文或陳情案件，應送總收文登錄
及分文。另陳情案件由總收文通知綜合規劃處(研考科) 納入管制。
(四)單位登記桌應逐日檢查公文處理紀錄，對屆辦理期限之案件，應告
知承辦人員並陳報單位主管；對已逾期而未申請展期之案件，或送
會逾時者，應予催辦。
(五)經簽擬核定之公文，應於發文或辦結後予以銷號；惟應繼續辦理或
尚未結案者，仍應繼續管制。
(六)公文尚未屆辦理期限前，其辦理過程中有函請他機關研提資料或會
商相關機關意見需要者，均應另以創號方式處理，不得以原文號直
接發文銷號結案，並應於來文限辦日期內，訂定答復期限。嚴禁以
先行存查銷號再創稿發文等方式規避稽催。
九、發文及歸檔處理：
(一)總發文人員對判行待發文稿，應詳加檢查核對及注意時效，以避免
錯漏及延誤狀況。
(二)收文經批存者，應區分永久保存或定期保存年限，由單位登記桌登
錄後，依公文處理程序於辦畢五日內送檔案室歸檔。
(三)發文後之原稿件，除承辦單位註明「發後補判」、「發後補會」者
應退承辦單位自行辦理後送檔案室點收歸檔外，其餘稿件應隨同總
發文登記表送檔案室簽收歸檔。
(四)簽稿應原件合併歸檔，若一簽多次辦稿，得影印附卷，並註明原簽
所在文號。
十、公文檢核作法：
(一)定期檢核：行政管理處每半年對本會內部單位實施檢核一次；另每
年對各所屬機構實施檢核一次（抽檢）。
(二)不定期檢核：由行政管理處視公文時效統計資料及因應實際需要，
簽請主任秘書核定後實施。
十一、各層級人員作業權責劃分表如附表三。
十二、獎懲：
(一)處理公文如有下列情事，致使人民權益受損或影響本會公文處理績
效及形象者，經查證屬實，得依情節輕重，由行政管理處專案簽請
議處，並送該單位主管作為年終考績及績效考評作業參考：
１、簽擬及會辦公文拖延遲緩或未依規定辦理展期、專案管制，致逾
期者。
２、對公文推諉拒收或有異議，而未依規定辦理移文，致延宕處理時
效者。
３、出差、請假時，未將待辦公文移請代理人接辦；身為代理人，卻
未能負起代理職責，致延宕處理時效者。
４、公文辦畢未送歸檔：列專案管制之已結案件，未能於一個月內整
卷歸檔，致影響檔案管理作業者。
５、有關損毀、隱匿、棄置、遺失公文、積壓、作業怠惰等情形，致
嚴重影響文書處理時效者。
６、對逾期待辦公文經催辦仍未辦理或辦理展期申請者，致影響文書
處理作業者。
７、應辦案件而簽存查，屬情節重大者。
(二)有下列情事之一者，得專案簽報獎勵：
１、公文處理數量、速度、品質、內容難易度等方面均有優良表現之
人員。
２、登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實且於文書流程管理制度
之落實推動有重大貢獻者。
３、辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。
４、文書流程管理制度之革新或改進建議，經採行確具績效者。
十三、各單位之承（會）辦公文處理綜合績效，納入本會團體績效評核。