法規內容：

壹、總則
一、行政院國軍退除役官兵輔導委員會 (以下簡稱本會) ，為使退除役官
    兵個人基本 (靜態) 及異動 (動態) 資料之管理作業有所依循，特訂
    定本規定。
二、本規定未規範者，概依電腦處理個人資料保護法及其他相關規定辦理
    。
三、本規定所稱退除役官兵，係指國軍退除役官兵輔導條例施行細則第二
    條所列之人員。
四、本規定所稱榮眷，係指退除役官兵之 (養) 父母、配偶及 (養) 子女
    。
五、凡退除役官兵自退除役生效日起，其資料即由本會建立管理並永久保
    存。本會所屬各機構則分別建立並管理各該機構及服務地區之退除役
    官兵及榮眷資料。
六、本會業務上所需退除役官兵資料，概以依本規定登錄於電腦者為準。
七、資料管理作業項目區分為基本資料建立、異動資料登鍵與蒐集、資料
    維護與績效考評、資料查詢與提供、資料安全與管制、網路帳號使用
    管理等六類。
八、退除役官兵及榮眷相關資料之蒐集、利用，應尊重當事人權益，不得
    逾越本會保有之特定目的及法令職掌之必要範圍。


貳、基本資料建立
一、退除役官兵基本資料依資料來源可分為電腦資料及冊籍資料二類：
 (一) 電腦資料：指在電腦中建立之退除役官兵資料檔案。
 (二) 冊籍資料：包括國防部印發之軍官退伍除役名簿、無職軍官退伍名
      簿、退伍除役官士兵名冊及軍方與本會發布之有關退除役人員基本
      資料更補、地址、安置調配等異動有關文件。
二、本會各機構登鍵退除役官兵基本資料檔案時，應以冊籍資料、國防部
    函發公文或退除役官兵個人所持之正式退除役證件為依據。
三、退除役官兵冊籍資料應掃瞄並保存成電腦媒體檔案，俾能長久保存。
四、退除役官兵基本資料登鍵事項如次：
 (一) 學歷：一般學校與軍事學校各擇其最高者及軍事學校之基礎教育予
      以登鍵。
 (二) 所屬單位：係指退除役時隸屬單位及職務。
 (三) 退伍軍階：指自軍中退除役時之階級。 (備役進階則於備註資料檔
      中予以區分註記) 
 (四) 退除給與：即支領退除給與之種類。例如：退伍金、退休俸、生補
      費、贍養金、資助金、大陸半俸、固定金額給與、無給退除等。
 (五) 入伍日期/年資：士官登鍵其入伍日期，軍官登鍵其服役年資。
 (六) 後備司令部：係指退除役時戶籍所在地之後備司令部。
 (七) 地址：係指依照戶政主管機關所登載之戶籍地址資料，並另外登鍵
      其通訊地址。
 (八) 會核文號：係指第二處確認退除役官兵身分後，所賦予核准登鍵新
      進退除役官兵基本資料之文號。
五、新進退除役官兵資料登鍵作業程序：
 (一) 軍方所發布退除役官兵資料，經送本會第二處審核確認具有榮民身
      分後，由統計處據以鍵入電腦，並將資料依地區劃分至所屬榮民服
      務處 (以下稱榮服處) ，納入該榮服處之榮民資料檔。
 (二) 本會直接將「國軍退除役人員資料校補表 (榮民證申請表) 」 (如
      附件一) 郵寄予新進退除役官兵。退除役官兵於退除役生效日後，
      攜帶填妥之榮民證申請表、國民身分證正反面與退伍令影本各一份
      及最近三個月內半身正面一吋照片，至就近之榮服處申辦榮民證。
 (三) 榮服處於核對退除役官兵個人資料，並鍵入其榮眷資料後，逕行核
      發榮民證。
 (四) 榮服處發現申請人之榮民身分有疑義時，應向本會第二處查證。若
      榮民證申請表所載資料與本會電腦資料不符時，榮服處應將資料傳
      真至統計處，統計處確認後更正本會榮民資料庫內容，再由榮服處
      印發榮民證。
 (五) 將級退除役人員之榮民證申請表，由本會郵寄至其所屬榮服處，並
      由榮服處派員持表親訪，請其填寫及申辦榮民證。
六、凡經本會第一次輔導安置之退除役官兵，安置機構應參照本章有關規
    定建立其基本資料。


參、異動資料登鍵與蒐集
一、退除役官兵 (榮眷) 異動資料係指因狀態改變而有所更動之資料，包
    括下列各項：
 (一) 各類安置 (就業、就醫、就養、就學) 資料。
 (二) 會屬機構之服務照顧資料。
 (三) 個人異動資料 (如電話、地址、婚姻、死亡等資料) 。
 (四) 向會外相關業務機關蒐集之資料。
 (五) 各類調查資料。
二、本會發布之退除役官兵 (榮眷) 異動資料，由業管單位視需要委由統
    計處鍵入電腦，而其他由各業務處室、會屬機構自行鍵入之動態資料
    ，各機構應力求資料之正確性，以免影響退除役官兵 (榮眷) 權益。
三、各機構登鍵動態資料時，除依資料異動相關規定自行辦理外，其餘需
    由本會登鍵部分，則於傳真證明文件空白處加蓋「傳真異動資料專用
    章」，並詳實填註需異動之項目，傳真至統計處辦理。會屬機構可藉
    由畫面重整，瞭解最新資料異動情形。
四、各類安置 (就業、就醫、就養、就學) 資料登鍵作業：
 (一) 本會各業務單位及會屬機構，凡發布或陳報人事文件 (含間接安置
      ) 時，必須註明退除役官兵本人之國民身分證統一編號、出生日期
      、退除役時軍階。另本會各業務單位發布各類安置 (含間接安置) 
      文件時，亦應按其戶籍地址副知其有關服務機構。
 (二) 動態資料登鍵時應特別注意安置機構 (全銜名稱) 、日期、文號、
      通訊地址、電話等資料，不可缺漏
 (三) 因應退除役官兵就養業務下授會屬機構審核，本會就養資料初建及
      異動作業，責成會屬機構自行登鍵，並俟統計處複核後，其資料始
      納入本會榮民基本資料庫。
 (四) 統計處將視登鍵錯誤率較高之機構，移請業管處督導改進。
五、會屬機構之服務照顧資料登鍵作業：
    本會榮民資料庫整合建置之「榮家榮民居住狀況及床位運用系統」、
    「就養管理資訊系統」、「服務照顧管理資訊系統」、「就學獎助學
    金管理資訊系統」中，有關榮譽國民之家 (以下稱榮家) 床位設 (核
    ) 定、就養退除役官兵驗證、就養退除役官兵給與發放、急難救助金
    、三節慰問金、退除役官兵遺眷證發放、退除役官兵進住私立安養機
    構、退除役官兵暨其子女就學獎助學金、退除役官兵參加推廣教育及
    學分班補助金等，此有別於退除役官兵基本資料而由會屬機構自行鍵
    入之各項服務照顧動態資料，均由各會屬機構負責確實登鍵，以備本
    會各相關業管處室運用及查驗。
六、個人異動資料 (如電話、地址、婚姻、死亡等) 登鍵作業：
 (一) 本會各醫療機構對住院期間亡故之退除役官兵，除陳報本會外，並
      應副知其所屬安置單位及戶籍所在地之服務機構。
 (二) 各榮服處於獲悉退除役官兵各項動態資料後，負責將其異動情形詳
      實登載於電腦資料庫中。對於退除役官兵之死亡資料，尤應審慎確
      認，須有可據以佐證之書面文件 (如死亡除戶戶籍謄本、戶口名簿
      、死亡證明書、火葬證明書、經海基會認證之死亡公證書等) 始予
      列登。
 (三) 本會各榮家對於內住榮家之就養退除役官兵亡故資料，除依規定陳
      報處理外，並負責於退除役官兵亡故日起三個工作天內，將相關資
      料登錄於電腦資料庫。
 (四) 會屬機構於進行各項服務工作時，需檢視申辦案件中退除役官兵或
      榮眷之電腦電話資料及通訊地址，若發現內容有異動或錯誤時，應
      負責將資料予以異動。
 (五) 通訊地址資料之登鍵，巷、弄、號、榮家堂隊、房、室等均使用阿
      拉伯數字，路、街、段、村、樓則使用國字，不可以「 F 」代替
      「樓」及不可以「─」代替「之」。正確範例 (即如戶政機關登鍵
      格式) ：台北縣永和市保福路二段 23 巷 18 弄 42 號十二樓之 4
      。其中地址欄位文字間不得有空格，並勿使用 () ，亦不可任意登
      鍵其他資料或電話號碼、手機號碼等。
七、向會外相關業務機關所蒐集之資料：由會外機關所蒐集之資料，需經
    檢誤與整理並納入本會榮民資料庫後始得作為業務參據。會外資料不
    得逕予引用為業管之依據，以免因時差因素導致業務執行結果之歧異
    。
八、各類調查資料由調查單位逕行規劃，其可由本會榮民資料庫直接產生
    或衍生之資料由統計處提供；需由會外取得之資料由調查單位負責蒐
    集或登鍵。


肆、資料維護與績效考評
一、退除役官兵基本資料之更正，除依國防部、所屬各軍種 (總) 司令部
    或後備司令部核定之文件辦理外，概以各級戶政主管機關所製發之文
    件或證明為辦理依據。
二、戶政主管機關記載與軍方資料有差異者，其屬一般國民通用之資料項
    目，如國民身分證統一編號、姓名、出生年月日、婚姻狀況、戶籍地
    址等，以戶政主管機關之資料內容為準，餘與軍籍有關之項目則以軍
    方發布者為準。
三、本會資料管理人員於查詢或更校時，如發現電腦所載資料不全，得根
    據政府機關相關資料文件，隨時補充、更正之。
四、大陸來臺退除役官兵因冒名頂替，以認袓歸宗為由申請更正姓名者，
    依內政部 77 年 2  月 6  日台 (77) 內 3421 號函辦理，其作業規
    定如附件二。
五、為確保資料完整及正確，本會及會屬機構均應對其登管退除役官兵之
    異動資料加強蒐集，詳實記載並主動清查，以供服務與輔導業務之參
    用。
六、為維持本會會屬機構及投資民營事業員工具榮民、榮眷身分者通訊暨
    安置資料之正確，本會每年三月、九月實施會屬機構及投資之民營事
    業員工具榮民、榮眷身分者之通訊暨安置資料校補作業。
七、本會為輔導與瞭解各會屬機構之退除役官兵資料運用及管理績效，得
    由統計處實施定期檢查或無預警之抽查，並依會屬機構日常登鍵之動
    態資料，查核統計其登鍵錯誤情形，據以辦理獎懲，進而加強資料管
    理作業，提昇資料正確性。


伍、資料查詢與提供
一、各機關、單位或個人向本會及所屬各機構查詢及要求提供退除役官兵
    資料，均適用本章之規定。
二、資料項目：
 (一) 退除役官兵 (榮眷) 電腦媒體檔案、名冊表報。
 (二) 統計數據。
 (三) 退除役官兵個人資料。
三、適用對象：
 (一) 政府各機關及其所屬機構、人員。
 (二) 本會各處室及會屬機構。
 (三) 人民 (含大陸人民、退除役官兵或其親友) 。
四、本會及會屬機構之總收發人員，應依來函要求提供之資料性質，參照
    業務權責予以分文辦理。
五、會外機關、人員申請提供資料，除須詳述申請原因及用途外，對於本
    會資料之利用，應於法令規定職掌之必要範圍內為之。
六、本會各處室及各會屬機構資料之申請提供：本會各處室因業務需要或
    會屬機構申請提供資料時，統由本會各業管處室負責審查索取資料之
    原因及目的，檢附申請單，經單位主管核准後，送統計處產生資料後
    交付各處室簽收。
七、非大量查詢案件 (五十人以下) ，且資料申請人已申請網路帳號代碼
    者，應自行經由網路個人帳號查詢退除役官兵資料，以節省資料申請
    往返作業時間。
八、會外機關、人員所需之統計數據提供：
 (一) 本會由統計處負責審查索取資料原因及目的，簽陳副秘書長 (含) 
      以上長官核准後提供。
 (二) 會屬機構由資訊部門負責審查索取資料原因及目的，簽陳機構副首
      長 (含) 以上長官核准後提供。
九、本會各處室及會屬機構業務所需數據：經各單位主管核准後，檢送申
    請單，由統計處辦理。
十、人民團體及個人 (含大陸人民、退除役官兵或其親友) 基於尋人目的
    所需資料之申請提供：
 (一) 申請人應將被查詢之退除役官兵姓名、籍貫、年齡、軍種、軍階或
      其他可為佐證之資料以電子郵件、信函或填具「尋人申請單」 (如
      附件三) 郵寄至統計處俾憑辦理，以電話或傳真查詢者概不受理。
 (二) 尋人來函者需註明本人姓名、國民身分證統一編號、通訊地址、聯
      絡電話，並說明與被尋退除役官兵之關係，經本會審視確為被尋退
      除役官兵之親友，且經判斷為有利於當事人權益，始予提供尋人服
      務。以電子郵件查詢者，本會將以公函郵寄方式回覆。
 (三) 統計處接獲查詢案件時，除函告有無其人或是否亡故外，其他一律
      不予答覆。若被查詢者尚未亡故，統計處則將查詢者之通訊地址、
      電話、來信影本，以書面通知被查詢之退除役官兵或其眷屬，交由
      自行決定是否與尋找人連絡。
 (四) 若為退除役官兵二親等以內親屬查詢亡故退除役官兵資料時，除填
      具申請書外，並應檢附關係證明文件或被查詢者之親屬所開立之委
      託書；若係大陸文書，則尚須經由海峽交流基金會之文書驗證手續
      後，本會始予受理。
 (五) 本會不提供以開同學會或各類相關名義，申請查詢同期全部或部分
      同學聯絡電話、地址等相關資料。
十一、會外機關、人員基於法定公務、人民團體基於尋人目的以外所需電
      腦媒體檔案、名冊表報資料之申請提供：
   (一) 本會由各業管處室負責審查索取資料原因及目的，簽奉副秘書長
        以上 (含) 長官核准提供後，檢附申請單 (如附件四) ，移由統
        計處據以產生資料後交付各處室簽收。
   (二) 會屬機構由業務承辦人員審核索取資料原因及目的，簽奉機構副
        首長以上 (含) 長官核准提供後，檢附申請單，移由資訊管理員
        產生相關資料，交付業管部門簽收。
十二、立法委員或其辦公室所需求之資料，統由國會聯絡組為對口聯繫單
      位，依業務性質交由業管處室負責審查索取資料原因及目的，經判
      斷為有利於退除役官兵 (榮眷) 權益者，檢附申請單，簽奉副秘書
      長以上 (含) 長官核准提供後，送統計處據以產生資料。
十三、審計部需求之資料，統由會計處為對口聯繫單位，依業務性質交由
      業管處室負責審查索取資料原因及目的，檢附申請單，簽奉副秘書
      長以上 (含) 長官核准提供後，送統計處據以產生資料。


陸、資料安全與管制
一、資料管理人員對經管之退除役官兵資料有依法保密之責任，除與本會
    業務相涉之政府機關、退除役官兵本人或其委託人、退除役官兵亡故
    後其二親等以內親屬或委託人外，不得洩漏任何所經管資料內容予公
    務無關之單位或個人。
二、各單位資料管理人員或電腦操作員，嚴禁藉職務之便擅自查詢列印退
    除役官兵 (榮眷) 資料提供非前點允許之單位或個人。
三、電腦操作完畢或離開座位時，應將電腦關閉或啟動螢幕保護功能，十
    分鐘未有操作動作，需重新輸入帳號及密碼始得再行操作，以避免不
    具權限之人員趁機竊取資料。
四、為保障退除役官兵 (榮眷) 之隱私及維護其權益，凡進行資料查詢及
    列印時應嚴防資料外洩。對於使用完畢之書面或電腦媒體資料應予銷
    燬、消磁，屬於專案性質之名條及清冊亦應比照辦理。
五、退除役官兵 (榮眷) 資料之使用均須經由網路連結，向伺服主機端之
    資料庫進行讀取、修改等運用，無論是否基於公務，皆嚴禁複製所經
    管之退除役官兵 (榮眷) 資料至個人電腦內。
六、本會各處室及附屬機構已與本會統計處主機連線者，因業務需要運用
    退除役官兵相關資料時，均由業務承辦人自行操作查詢或列印輸出。
    若需列印退除役官兵資料供查詢人參用時，應設資料簽收簿，包含提
    供日期、索取資料單位、資料摘要、筆數等，交由查詢人親自簽收。
七、為避免資料因天災或人為事故造成損毀，電腦資料應予以定期備份並
    異地存放，以保障電腦資料之安全。
八、各單位承辦人員對於資料之運用及保管，如有違反電腦處理個人資料
    保護法及相關規定者，悉依該法第五章之相關罰則處理。未依本作業
    規定造成資料之外洩者，並以違反公務員服務法及相關規定議處之。


柒、網路帳號使用管理
一、網路帳號管理作業，係指本會電腦主機與各會屬機構經由專線或網際
    網路連線，及本會各處室暨會屬機構內部所建構使用之區域網路，凡
    此經由網路查詢榮民資料庫之行為均由本章規範之。
二、本會各處室暨會屬機構欲申請使用榮民資料庫之各項作業系統者，須
    上網登錄個人基本資料並列印申請表 (如附件五) ，簽陳科室主管暨
    機構副首長 (含) 以上長官，俟各級長官審核同意使用後，逕寄本會
    統計處據以開啟用戶識別碼。
三、各機構核准申請使用代碼時，應詳細評估任務分工及業務需求，對分
    派涉及使用榮民資料庫業務者，需謹慎為之，以免衍生資料外洩或登
    鍵錯誤情事。
四、為加強退除役官兵 (榮眷) 資料管制並使權責相符，本會將依業務權
    責律定各應用系統帳號使用管理，經本會彙綜統合應用之基本資料部
    分，本會各處室暨各會屬機構之工友、技工、駕駛及替代役男等四類
    人員不得申請使用。另有關執行服務照顧業務之應用系統部分，則由
    業管單位考量登鍵需用，逕行審核後，配賦帳號。
五、用戶識別碼連續三十日無使用紀錄者，視為業務上無需求，該用戶識
    別碼由統計處逕行刪除。
六、為防止用戶識別碼申請浮濫，經前述原因刪除，如再需使用榮民資料
    庫系統者，除仍依程序重新申請外，應詳述再申請原因及使用目的，
    會屬機構則另函陳本會審核。
七、具通行密碼者對其用戶識別碼及通行密碼有保密之責任，嚴禁洩漏與
    職務無關之機關或個人，且不得與他人共用。若用戶識別碼及通行密
    碼之使用造成資料不當利用，且可歸責於原申請者，亦受電腦處理個
    人資料保護法及公務員服務法之相關規定規範。
八、用戶識別碼及通行密碼與他人共用，同一時間內同一帳號及密碼僅能
    單機連線使用，無法於不同之電腦重複開啟作業。
九、各榮服處及榮家之系統管理員在一人以上者，須賦予不同之使用者識
    別碼，以明責任。
十、人員離職或職務調動時，各機構資訊負責人須於帳號使用人職務異動
    後三日內，向統計處提出停止用戶識別碼使用之申請 (停用申請表如
    附件六) 。
十一、電腦系統管理者應在機密性程式或檔案中另加入通行密碼，以防止
      非法或錯誤之存取。
十二、各單位應指派專人保管及維護網路連線設備，發生故障時應立即維
      修，以確保設備功能之正常。
十三、本會業管處室及各會屬機構得視業務需求，對網路資料之查詢及資
      料傳輸提出申請，由本會統計處負責規劃並設計所需之應用系統。
十四、會屬機構資料管理作業，由各機構資訊部門或由首長指定專責單位
       (人員) 集中辦理之。本會統計處負責規劃與督導。