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法規內容

法規名稱: 國軍退除役官兵資料管理作業規定
公發布日: 民國 106 年 05 月 03 日
發文字號: 輔統字第1060032995號 函
法規體系: 行政規則/會計統計管理
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一、國軍退除役官兵輔導委員會(以下簡稱本會),為使退除役官兵及本
  會輔導服務對象個人基本(靜態)及異動(動態)資料之建立、登鍵
  、蒐集、維護、查詢、提供、安全與管制、網路帳號使用管理作業有
  所依循,特訂定本規定。

二、凡退除役官兵自退除役生效日起,其資料即由本會建立管理並永久保
  存。本會所屬各機構則分別建立並管理各該機構及服務地區之退除役
  官兵及榮眷資料。

三、本會業務上所需退除役官兵資料,概以依本規定登錄於電腦者為準。

四、退除役官兵及本會輔導服務對象相關資料之蒐集、利用,應尊重當事
  人權益,不得逾越本會保有之特定目的及法令職掌之必要範圍。

五、退除役官兵基本資料依資料來源可分為電腦資料及冊籍資料二類:
(一)電腦資料:指在電腦中建立之退除役官兵資料檔案。
(二)冊籍資料:包括國防部印發之軍官退伍除役名簿、無職軍官退伍名
   簿、退伍除役官士兵名冊及軍方與本會發布之有關退除役人員基本
   資料更補、地址、安置調配等異動有關文件。

六、本會所屬機構登鍵退除役官兵基本資料檔案時,應以冊籍資料、國防
  部函發公文或退除役官兵個人所持之正式退除役證件為依據。

七、退除役官兵基本資料登鍵事項如次:
(一)學歷:一般學校與軍事學校各擇其最高者及軍事學校之基礎教育予
   以登鍵。
(二)所屬單位:係指退除役時隸屬單位及職務。
(三)退伍軍階:指自軍中退除役時之階級。(備役進階則於備註資料檔
   中予以區分註記)
(四)退除給與:即支領退除給與之種類。例如:退伍金、退休俸、生補
   費、贍養金、資助金、大陸半俸、固定金額給與、無給退除等。
(五)入退伍日期/年資:
 1、軍官:登鍵其服役年資、退伍日期。
 2、士官:登鍵其服役年資、入退伍日期。
(六)後備指揮部:係指退除役時戶籍所在地之後備指揮部。
(七)地址:係指依照戶政主管機關所登載之戶籍地址資料,並另外登鍵
   其通訊地址。
(八)會核文號:係指業管處確認退除役官兵身分後,所賦予核准登鍵新
   進退除役官兵基本資料之文號。

八、新進退除役官兵資料登鍵作業程序:
(一)軍方所發布退除役官兵資料,經送本會業管處審核確認具有榮民身
   分後,由統計資訊處據以鍵入電腦,並將資料依地區劃分至所屬榮
   民服務處(以下稱榮服處),納入該榮服處之榮民資料檔。
(二)本會直接將「榮民證申請表」郵寄予新進退除役官兵。退除役官兵
   於退除役生效日後,攜帶填妥之榮民證申請表、國民身分證正反面
   與退伍令影本各一份及最近三個月內半身正面一吋照片,至就近之
   榮服處申辦榮民證。
(三)榮服處於核對退除役官兵個人資料,並鍵入其榮眷資料後,逕行核
   發榮民證。
(四)榮服處發現申請人之榮民身分有疑義時,應向本會業管處查證。若
   榮民證申請表所載資料與本會電腦資料不符時,榮服處應將資料傳
   真至統計資訊處,統計資訊處確認後更正本會榮民資料庫內容,再
   由榮服處印發榮民證。
(五)將級退除役人員之榮民證申請表,由本會郵寄至其所屬榮服處,並
   由榮服處派員持表親訪,請其填寫及申辦榮民證。

九、退除役官兵及本會輔導服務對象異動資料係指因狀態改變而有所更動
  之資料,包括下列各項:
(一)各類安置(就業、就醫、就養、就學)資料。
(二)本會所屬機構之服務照顧資料。
(三)個人異動資料(如電話、地址、婚姻、死亡等資料)。
(四)向會外相關業務機關蒐集之資料。
(五)各類調查資料。

十、本會或所屬機構發布之退除役官兵及本會輔導服務對象異動或安置資
  料,由各該業管單位鍵入,並應力求資料之正確;會本部需委由統計
  資訊處協助鍵入電腦者,應先奉核經會辦登鍵後,再予發布,以免影
  響退除役官兵及本會輔導服務對象權益。

十一、各機構登鍵動態資料時,除依資料異動相關規定自行辦理外,其餘
  須由本會登鍵部分,則於傳真證明文件空白處加蓋「傳真異動資料專
  用章」,並詳實填註需異動之項目,傳真至統計資訊處辦理。本會所
  屬機構可藉由畫面重整,瞭解最新資料異動情形。

十二、本會輔導服務對象新增、異動資料,無法經由戶政查詢者,由業管
  處參考其他佐證資料審核確定後,移由統計資訊處予以登鍵。統計資
  訊處就上開資料,應予備註,以供查驗。其非屬二親等內直系血親及
  配偶之資料,於特定目的及為執行法定職務必要範圍內,由需求單位
  奉核後會由統計資訊處據以登鍵。

十三、各類安置(就業、就醫、就養、就學)資料登鍵作業:
(一)本會及所屬機構,凡發布或陳報人事文件(含間接安置)時,必須
  註明退除役官兵本人之國民身分證統一編號、出生日期、退除役時軍
  階。另本會各業務單位發布各類安置(含間接安置)文件時,亦應按
  其戶籍地址副知其有關服務機構。
(二)動態資料登鍵時應特別注意安置機構(全銜名稱)、日期、文號、
  通訊地址、電話等資料,不可缺漏。
(三)統計資訊處將視登鍵錯誤率較高之機構,移請業管處督導改進。

十四、本會所屬機構依資訊系統自行鍵入之各項服務照顧動態資料,包括
  :退除役官兵就養作業、訪視系統、急難救助、三節慰問、退除役官
  兵遺眷證發放、退除役官兵子女就學補助及獎助學金、退除役官兵參
  加推廣教育及學分班補助金等,均應負責確實登鍵,以備本會各相關
  業管處室運用及查驗。

十五、個人異動資料(如電話、地址、婚姻、死亡等)登鍵作業:
(一)本會各醫療機構對住院期間亡故之退除役官兵,除陳報本會外,並
  應副知其所屬安置單位及戶籍所在地之服務機構。
(二)本會所屬機構登鍵退除役官兵死亡資料應審慎確認,須有可據以佐
  證之書面文件(如死亡除戶戶籍資料、戶口名簿、死亡證明書、火葬
  證明書、經海基會認證之死亡公證書等)始予列登。
(三)本會各榮家對於內住榮家之就養退除役官兵亡故資料,除依規定陳
  報處理外,並負責於退除役官兵亡故日起三個工作天內,將相關資料
  登錄於電腦資料庫。
(四)本會所屬機構於進行各項服務工作時,需檢視申辦案件中退除役官
  兵及本會輔導服務對象之電腦電話資料及通訊地址,若發現內容有異
  動或錯誤時,應負責將資料予以異動。
(五)通訊地址資料之登鍵,巷、弄、號、榮家堂隊、房、室等均使用阿
  拉伯數字,路、街、段、村、樓則使用國字,不可以「F」代替「樓」
  及不可以「─」代替「之」。正確範例(即如戶政機關登鍵格式):
  新北市永和區仁愛里12鄰保福路二段23巷18弄42號十二樓之4。其中地
  址欄位文字間不得有空格,並勿使用(),亦不可任意登鍵其他資料
  或電話號碼、手機號碼等。

十六、本會各業管單位為執行職務需會外機關協助提供資料者,應依個人
  資料保護法敘明檢附法源依據、特定目的、使用周期,保管維護處理
  措施等資訊,獲取後除自行建檔管理外,如需常川辦理,並上檔至本
  會資料庫,則移由統計資訊處辦理。

十七、由會外機關所蒐集之資料,需經檢誤與整理並納入本會榮民資料庫
  後始得作為業務參據。會外資料不得逕予引用為業管之依據,以免因
  時差因素導致業務執行結果之歧異。

十八、各類調查資料由調查單位逕行規劃,其可由本會榮民資料庫直接產
  生或衍生之資料由統計資訊處提供;須由會外取得之資料由調查單位
  負責蒐集或登鍵。

十九、退除役官兵及戰公殞命人員基本資料之更正,除依國防部、各司令
  部或後備指揮部核定之文件辦理外,概以各級戶政主管機關所製發之
  文件或證明為辦理依據。

二十、戶政主管機關記載與軍方資料有差異者,其屬一般國民通用之資料
  項目,如國民身分證統一編號、姓名、出生年月日、婚姻狀況、戶籍
  地址等,以戶政主管機關之資料內容為準,餘與軍籍有關之項目則以
  軍方發布者為準。

二十一、本會資料管理人員於查詢或更校時,如發現電腦所載資料不全,
  得根據政府機關相關資料文件,隨時補充、更正之。

二十二、為確保資料完整及正確,本會及所屬機構均應對其登管退除役官
  兵之異動資料加強蒐集,詳實記載並主動清查,以供服務與輔導業務
  之參用。

二十三、為維持本會所屬機構及投資民營事業員工具榮民、榮眷身分者通
  訊暨安置資料之正確,本會不定期實施資料校補作業。

二十四、本會為輔導與瞭解所屬機構之退除役官兵及輔導服務對象資料運
  用管理績 效,得由統計資訊處實施定期檢查或無預警之抽查,並依所
  屬機構日常登鍵之動態資料,查核統計其登鍵錯誤情形,據以辦理獎
  懲,進而加強資料管理作業,提昇資料正確性。

二十五、各機關、單位或個人向本會及所屬機構查詢或申請提供資料時,
  本會及所屬機構之總收發人員,應依來函要求提供之資料性質,參照
  業務權責予以分文辦理。

二十六、非大量查詢案件(五十人以下),且資料申請人已申請網路帳號
  代碼者,應自行經由網路個人帳號查詢退除役官兵資料,以節省資料
  申請往返作業時間。

二十七、申請尋人服務,需提供之資料及相關說明:

(一)申請人應將被查詢之退除役官兵姓名、籍貫、年齡、軍種、軍階或
        其他可為佐證之資料,以電子郵件、信函或填具「尋人申請單」郵寄
  、網路傳送至本會俾憑辦理,以電話或傳真查詢者概不受理。

(二)尋人來函者需註明本人姓名、通訊地址、聯絡電話,並說明與被尋
  退除役官兵之關係,經本會審視確為被尋退除役官兵之親友,且經判
  斷為有利於當事人權益,始予提供尋人服務。

(三)本會接獲查詢案件時,除函告有無其人或是否亡故外,其他一律不
  予答覆。若被查詢者仍生存,本會則將來函者信函影本,以書面通知
  被查詢之退除役官兵或其眷屬,交由自行決定是否與尋找人聯絡。

(四)本會不提供以開同學會、同鄉會或各類社團名義,申請查詢及不予
  代轉婚喪喜宴邀帖代寄、畫展、會議及其他各項集會活動等非尋人為
  目的之信函。

二十八、會外機關、人員基於法定公務、人民團體基於業務所需統計數據
  、電腦媒體檔案、名冊表報資料之申請提供:
(一)本會由各業管處室負責審查索取資料原因及目的,經由線上資料申
  請系統檢送申請單,由統計資訊處據以產生資料,資料索取單位,需
  簽奉主任秘書以上長官核准後,始可對外提供。
(二)本會所屬機構由業務承辦人員審核索取資料原因及目的,簽奉機構
  副首長以上長官核准提供後,檢附申請單,移由資訊管理員產生相關
  資料,交付業管部門簽收。

二十九、本會及所屬機構,因業務需要申請提供電腦媒體檔案、統計數據
  、名冊表報資料時,由本會各業管處室負責審查索取資料之原因及目
  的,經由線上資料申請系統檢送申請單,由統計資訊處據以產生資料
  後,交由各處室簽收,保管及運用管理。

三十、立法委員或其辦公室需求之資料,統由國會聯絡組為對口聯繫單位
  ,依業務性質交由業管處室負責審查索取資料原因及目的,經判斷為
  有利於退除役官兵及本會輔導服務對象權益者,經由線上資料申請系
  統檢送申請單,由統計資訊處據以產生資料,資料索取單位,需簽奉
  主任秘書以上長官核准後,始可對外提供。

三十一、審計部需求之資料,統由會計處為對口聯繫單位,依業務性質交
  由業管處室負責審查索取資料原因及目的,經由線上資料申請系統檢
  送申請單,由統計資訊處據以產生資料,資料索取單位,需簽奉主任
  秘書以上長官核准後,始可對外提供。

三十二、本會及所屬機構人員對經管之資料有保密責任,除與本會業務相
  涉之政府機關、退除役官兵本人或其委託人、退除役官兵亡故後其二
  親等以內親屬或委託人外,不得洩漏任何資料予公務無關之單位或個
  人。

三十三、各單位資料管理人員或電腦操作員,嚴禁藉職務之便擅自查詢列
  印退除役官兵及本會輔導服務對象資料提供非前點允許之單位或個人。

三十四、電腦操作完畢或離開座位時,應將電腦關閉或啟動螢幕保護功能
  ,十分鐘未有操作動作,需重新輸入帳號及密碼始得再行操作,以避
  免不具權限之人員趁機竊取資料。

三十五、為保障退除役官兵及本會輔導服務對象之隱私及維護其權益,凡
  進行資料查詢及列印時應嚴防資料外洩。對於使用完畢之書面或電腦
  媒體資料應依保存期限予以銷燬、消磁,屬於專案性質之名條及清冊
  亦應比照辦理。

三十六、退除役官兵及本會輔導服務對象資料之使用經由網路連結,向伺
  服主機端之資料庫進行讀取、修改等電腦處理,僅限辦公室公務使用
  ,嚴禁複製或傳送至私人處所運用。

三十七、本會各處室及所屬機構已與本會統計資訊處主機連線者,因業務
  需要運用退除役官兵及本會輔導服務對象相關資料時,均由業務承辦
  人自行操作查詢或列印輸出。若需列印資料供查詢人參用時,應設資
  料簽收簿,包含提供日期、索取資料單位、資料摘要、筆數等,交由
  查詢人親自簽收。

三十八、為避免資料因天災或人為事故造成損毀,電腦資料應予以定期備
  份並異地存放,以保障電腦資料之安全。

三十九、各種保存電腦資料的設備或系統,應適時維護與更新防火牆、防
  毒軟體或防駭等措施。

四十、對於本會及所屬機構人員之電腦資料存取控制記錄、日誌檔(Log)
  等,須完整保留,以備查驗。

四十一、統計資訊處每年得定期或不定期實施資安宣導及資訊教育訓練課
  程。各處室需對其業管之服務、安養、農林、醫療等機構依其業務特
  性實施相關個人資料保護教育訓練及年度稽核。

四十二、各單位承辦人員對於資料之運用及保管,如有違反個人資料保護
  法及相關規定者,悉依該法第五章之相關罰則處理。未依本作業規定
  造成資料之外洩者,並以違反公務員服務法或相關規定議處之。

四十三、本會各處室及所屬機構欲申請使用榮民資料庫之各項作業系統者
  ,須上網登錄個人基本資料並列印申請表,簽陳處室(副)主管及機
  構副首長以上長官,審核同意使用後,逕寄本會統計資訊處,會請各
  業管單位同意後,再據以開啟使用。

四十四、各機構核准申請使用作業系統時,應詳細評估任務分工及業務需
  求,對分派涉及使用榮民資料庫業務者,需謹慎為之,以免衍生資料
  外洩或登鍵錯誤情事。

四十五、為加強退除役官兵及本會輔導服務對象資料管制並使權責相符,
  本會將依業務權責律定各應用系統帳號使用管理。經本會彙綜統合應
  用之基本資料部分,本會及所屬機構之工友、技工、駕駛及替代役男
  等四類人員不得申請使用。另有關執行服務照顧業務之應用系統部分
  ,則由業管單位考量登鍵需用,逕行審核後,配賦帳號。

四十六、用戶識別碼連續三十日無使用紀錄者,視為業務上無需求,該用
  戶識別碼由統計資訊處逕行刪除。

四十七、為防止用戶識別碼申請浮濫,經前述原因刪除,如再需使用榮民
  資料庫系統者,除仍依程序重新申請外,應詳述再申請原因及使用目
  的,本會所屬機構則另函陳本會審核。

四十八、具通行密碼者對其用戶識別碼及通行密碼有保密之責任,嚴禁洩
  漏與職務無關之機關或個人,且不得與他人共用。若用戶識別碼及通
  行密碼之使用造成資料不當利用,且可歸責於原申請者,亦受個人資
  料保護法及公務員服務法之相關規定規範。

四十九、用戶識別碼及通行密碼不得與他人共用,同一時間內同一帳號及
  密碼僅能單機連線使用,無法於不同之電腦重複開啟作業。

五十、各榮服處及榮家之系統管理員在一人以上者,須賦予不同之使用者
  識別碼,以明責任。

五十一、人員離職或職務調動時,本會作業資訊系統因與人事資訊系統連
  結,將逕自系統自動刪除該員用戶識別碼。

五十二、各單位應指派專人保管及維護網路連線設備,發生故障時應立即
  維修,以確保設備功能之正常。

五十三、本會及所屬機構得視業務需求,對網路資料之查詢及資料傳輸提
  出申請,由本會統計資訊處負責規劃並設計所需之應用系統。

五十四、本會所屬機構資料管理作業,由各機構資訊部門或由首長指定專
  責單位(人員)集中辦理之。本會統計資訊處負責規劃與督導。