一、國軍退除役官兵輔導委員會（以下簡稱本會）及所屬機構為妥
　　適使用內政部戶役政資料（以下簡稱戶役政資料），落實資訊
　　安全，並保障個人隱私權益，以防止資料不當使用，特訂定本
　　要點。

二、本會及所屬機構應用戶役政資訊，以榮民申請就養、就學、就
　　業、就醫、服務照顧、資料校補及退除給付等業務查證需要，
　　在法定職務必要範圍為之。（法規依據如附件）

三、使用人員管理：
（一）本會各需求單位原則配置一人使用。
（二）本會各所屬機構原則配置二人使用，並互為代理人。
（三）查詢量大或特殊使用單位，得依前一年實際使用量，申請增
　　　額配置。
（四）系統管理單位(本會統計資訊處)以業務管理需要配賦。
（五）工友、技工、駕駛及替代役四類人員不得申請使用。 

四、系統權限申請與異動：
（一）本會及所屬機構申請使用（停用）人員（含系統管理者），
　　　應填寫戶役政資料電子閘門系統「線上查詢使用者帳號申請
　　　  / 停用表」（格式如附件一及附件二），經單位主管（機構
　　　首長）審核同意後，移本會統計資訊處據以配賦上線帳號、
　　　密碼，開通（停止）查詢權限。     
（二）所屬機構申請開通查詢權限，應函報本會對該機構具有主要
　　　管理權責之業務處審核同意。
（三）使用人員離職或職務調整時，亦需由原申請單位填寫「線上
　　　查詢使用者帳號申請 /  停用表」提出申請，離調停用者應於
            職務異動前十日提出申請，並由本會統計資訊處停止其帳號
　　　權限。
（四）使用人員密碼輸入錯誤三次，系統自動鎖碼，需依程序重新
　　　填表申請。
（五）本會統計資訊處承辦人及單位主管異動，應函知內政部。
（六）本會統計資訊處定期每季由人事資訊系統查核使用人員動態
　　　，凡使用人員離職、職務調整或帳號已閒置逾三個月，逕行
　　　停止其使用權限，並以書面通知使用人員。
（七）經停止權限人員如需再使用，需依程序重新申請。

五、資料查詢：　
（一）本會及所屬機構使用人員線上查詢戶役政資料，應先填寫「
　　　線上查詢紀錄簿」輸入查詢事由（格式如附件三之一、附件
　　　三之二、附件三之三），並於當日由單位主管（機構首長）
　　　審核同意。
（二）使用人員查詢完畢，「線上查詢紀錄簿」併同查詢案審核原
　　　件或影本，填報「線上查詢單位內部稽查表」（格式如附件
　　　四），每日紀錄查詢筆數，經單位主管（機構首長）審核同
　　　意後，於每月底送交單位(機構)稽查人員。

六、安全管理：
（一）戶役政資料僅限單位內部業務查證用，應避免非業務權責人
　　　員閱覽、擷取、破壞及禁止對外提供。
（二）使用人員之帳號及密碼，應確實保密，嚴格禁止洩漏他人知
　　　悉或提供他人使用。
（三）管理者及使用人員查調戶役政資料，應申請專屬帳號，不得
　　　使用非本人申請之帳號，帳號不得交接予他人，並嚴禁多人
　　　共用帳號。
（四）使用人員查詢完畢後，應立即登出系統，避免不具權限人員
　　　趁機竊取資料，敏感或機密資料不得放置於桌面或影印機上。
（五）戶役政資料嚴格禁止下載、儲存媒體及攝影等，屬於專案性
　　　質之清冊亦應比照辦理。
（六）辦理法定職務案件審核所需網路連線查詢或列印之資料，應
　　　隨卷歸檔及依檔案保存期限銷毀。
（七）本會應指派專人管理及維護查詢戶役政資料之網路連線設備
　　　，以確保設備功能正常，資料檔案儲存於可攜式儲存媒體者
　　　，應置放於安全場所，應上鎖或管制人員進出。
（八）儲存於可攜式儲存媒體之資料檔案，使用完竣且確認無保存
　　　必要，應簽報單位主管核定後，刪除資料檔案，並確認其資
　　　料檔案無法復原。
（九）內政部提供之戶役政磁性媒體資料，本會統計資訊處應指定
　　　專人登記列管，並檢核資料之完整性，需依保存年限銷毀。
（十）系統定期要求使用者更改密碼，統計資訊處如發現有洩密之
　　　虞時，應即要求使用者更換密碼，避免他人知悉。
（十一）線上查詢戶役政資料完竣後，如可銷毀，紙本文件應銷毀
　　　　至無法辨識，電子檔如無保留必要性，應即刪除。
（十二）查詢系統記錄查詢者帳號、查詢日期、時間、查詢作業代
　　　　碼、被查者查詢條件、查詢事由等查詢日誌，並保留三年
　　　　備查。
 
七、稽核作業：
（一）本會需求單位及所屬機構應指派稽查人員辦理使用查詢戶役
　　　政資料之稽核作業。              
（二）本會及所屬機構稽查人員，應每月就使用人員之查詢紀錄進
　　　行查核事宜，如有異常使用情形，應進行追查，確屬異常者
　　　，應通報政風單位查明後，簽報機關（構）首長議處。
（三）本會及所屬機構內部稽查作業：
　  1、依本會統計資訊處每月提供之「上線人員系統資料」（格式
　　　如附件五），逐筆核對「被查者」與「線上查詢記錄簿」及
　　　審核原件是否相符，並填報「線上查詢單位內部稽查表」。
　  2、前目稽核紀錄等相關資料，應於稽核完畢後，交由上線查詢
　　　人員留存三年備查；並將「線上查詢單位內部稽查表」、「
　　　線上查詢紀錄簿」影本，移送本會統計資訊處備查（所屬機
　　　構應副知本會業管處）。
      3、每半年辦理上線單位內部稽查作業，填報「線上查詢單位內
　　　部稽查表」並移送本會統計資訊處備查。（格式如附件四之
　　　一）。
（四）本會業管處外部稽查作業：
      1、業管處每年至少一次，對所屬機構實地查訪稽查，稽查筆數
　　　至少為全年使用量之百分之三。
      2、本會業管處查訪前，應自本會統計資訊處每月提供之「上線
　　　人員系統資料」中，抽選稽查之時間範圍及筆數，完成所需
　　　稽查項目。
      3、稽查完畢，應將「線上查詢本會外部稽查表」（格式如附件
　　　六）影本，交由本會統計資訊處備查。
（五）內政部辦理稽核作業時，本會及所屬機構應配合提供查核相
　　　關資料。
        
八、使用戶役政資料，應妥善保管及利用所取得之資料；其違反相
　　關規定者，應依下列規定追究：
（一）涉及行政責任者，第一次口頭警告，第二次申誡處分停止其
　　　權限。
（二）使用單位（機構）及使用者不當使用經由內政部提供之戶役
　　　政資料，致當事人權益受損，發生爭議或訴訟時，使用單位
　　　（機構）及使用者依個人資料保護法（以下簡稱個資法）或
　　　其他法律之規定負法律責任。如致當事人權益受損者，使用
　　　單位（機構）應負個資法第二十八條之損害賠償責任，與第
　　　三十一條適用國家賠償法之規定。
（三）違反個資法第十五條或第十六條之規定，意圖營利者；或意
　　　圖為自己或第三人不法之利益，而對於個人資料檔案為非法
　　　輸出、干擾、變更、刪除或以其他非法方法妨害個人資料檔
　　　案之正確，致生損害於他人者；或假借職務上之權力、機會
　　　或方法，犯前揭情形之罪者，應負個資法第四十一條、第四
　　　十二條及第四十四條之法律責任。
（四）使用單位（機構）及使用者不當使用戶役政資料之行政責任
　　　及管理者未善盡管理之責，應由其所屬機關（構）議處；其
　　　涉及刑事責任者，移送司法機關處理。