一、國軍退除役官兵輔導委員會(以下簡稱本會) 為執行法定榮民眷服務
        照顧職務，藉由內政部「戶役政資料電子閘門系統」（以下簡稱本
　　系統）查詢戶政資料，並為維持作業合理運作及維護個人隱私，以
　　防止資料不當使用，特訂定本要點。

二、本會及所屬機構應用本系統，以榮民申請就養、就學、就業、就醫
　　、服務照顧、資料校補及退除給付等業務查證需要，在法定職務必
　　要範圍為之。

三、使用人員管理：
（一）會本部各需求單位原則配置使用一人。
（二）所屬機構原則各配置使用二人，並互為代理人。
（三）查詢量大或特殊使用單位人數，依前一年實際使用量，另行申請
　　　評估後配置。
（四）系統管理單位(本會統計資訊處)以業務管理需要配賦。
（五）工友、技工、駕駛及替代役四類人員不得申請使用。          

四、系統權限申請與異動：
（一）本會及所屬機構申請使用人員，應填寫本系統「線上查詢申請表
　　　」。（附件1～2）
（二）會本部人員申請，由單位主管審核同意；所屬機構人員申請，由
　　　機構函報本會對該機構具有主要管理權責之業務處審核同意。
（三）前款審核同意後，移本會統計資訊處據以配賦上線帳號、密碼並
　　　開通本系統供申請人使用。
（四）使用人員離職或職務調整時，亦需由原申請單位填寫「線上查詢
　　　停用申請表」提出申請。(附件3)
（五）統計資訊處承辦人及單位主管異動，應函知提供機關。
（六）本會藉由人事資訊系統不定期查核使用人員動態，凡使用人員離
　　　職或不在原申請單位時，系統自動刪除帳號。
（七）本會隨時檢查閒置逾三個月未用之使用人員帳號，逕行停止並以
　　　書面通知。經刪除帳號人員如需再使用，需依程序重新申請。

五、資料查詢：
（一）本會及所屬機構使用人員線上查詢戶政資料，應先填寫「線上查
　　　詢紀錄簿」（附件4-1～4-3）並當日獲得審核同意。
（二）查詢後「線上查詢紀錄簿」併同查詢案審核原件或影本，按月製
　　　作「線上查詢紀錄統計表」(附件5)陳核，並留存二年備查。
（三）「線上查詢紀錄簿」及「線上查詢紀錄統計表」，會本部由單位
　　　主管審核同意，所屬機構由首長審核同意。

六、安全管理：
（一）本系統所查之戶政資料僅限單位內部業務查證用，禁止對外提供。
（二）本系統管理者及使用人員對於其帳號及密碼應確實保密，嚴格禁
　　　止洩漏他人知悉或提供他人使用。
（三）使用人員未經核准，不得使用本系統，如造成資料不當利用 ，依
　　　個人資料保護法、公務員服務法或相關法規予以究責。
（四）使用人員於系統查詢完畢後，應立即登出系統，以避免不具權限
　　　人員趁機竊取資料。
（五）本會應指派專人管理及維護本系統網路連線設備，以確保設備功
　　　能正常。
（六）本系統查詢資料嚴格禁止下載、儲存媒體及攝影等，屬於專案性
　　　質之清冊亦應比照辦理。
（七）須蒐整全案資料製作案卷並全卷歸檔保存，相關資料依需要列印
　　　者，逾保存期限應予以銷燬。

七、稽核作業：
（一）會本部需求單位及所屬機構應指派專人辦理使用本系統查詢戶政
　　　資料之稽核作業。
（二）統計資訊處定期產生使用人員「上線查詢次數統計表」，提供會
　　　本部需求單位及所屬機構稽核比對；另配合單位需求，產生使用
　　　人員、稽核時間及範圍之「線上查詢稽核表」(附件6)。
（三）各單位稽查人員，依統計資訊處定期由系統產生之「上線查詢次
　　　數統計表」，查核使用人員人工紀錄之「線上查詢紀錄統計表」
　　　（附件5）兩者筆數差異之原因；另每年至少一次依「線上查詢稽
　　　核表」(附件6)，搭配使用人員「線上查詢記錄簿」(附件4-1～4-3)
　　　，查核與實際審核原件紀錄是否相符。
（四）本會對所屬機構具有主要管理權責之業務處，需排程每年至少稽
　　　查所屬機構一次，所需之「上線查詢次數統計表」(附件5)及「線
　　　上查詢稽核表」（附件6），統計資訊處配合產生。
（五）各單位稽核結果應保留二年備查。
（六）所屬機構稽核結果副本移送本會該管業務處，本會各業務處稽核
　　　結果副本移送統計資訊處，以備內政部查核。

八、使用人員對於查詢資料之運用，如有違反個人資料保護法及相關規
　　定者，悉依該法第五章之相關罰則處理。未依本作業規定造成資料
　　之外洩者，並依違反公務員服務法或相關規定議處之。

九、使用戶政資料違反規定查詢或使用，如涉及行政責任，第一次口頭
　　警告，第二次申誡處分並停止其權限；其涉及刑事責任者，移送司
　　法機關處理。