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歷史法規

法規名稱: 國軍退除役官兵輔導委員會及所屬機構使用戶役政資料管理要點
民國 110 年 12 月 13 日
圖表附件:

一、國軍退除役官兵輔導委員會(以下簡稱本會)及所屬機構為妥適使用
        內政部戶役政資料(以下簡稱戶役政資料),落實資訊安全,並保障
        個人隱私權益,以防止資料不當使用,特訂定本要點。

二、本會及所屬機構應用戶役政資訊,以榮民申請就養、就學、就業、就
        醫、服務照顧、資料校補及退除給付等業務查證需要,在法定職務必
        要範圍為之。(法規依據如附件一)

三、使用人員管理:
(一)本會各需求單位原則配置一人使用。
(二)本會各所屬機構原則配置二人使用,並互為代理人。
(三)查詢量大或特殊使用單位,得依前一年實際使用量,申請增額配置。
(四)系統管理單位(本會統計資訊處)以業務管理需要配賦。
(五)工友、技工、駕駛及替代役四類人員不得申請使用。

四、系統權限申請與異動:
(一)本會及所屬機構申請使用(停用)人員(含系統管理者),應填寫
            戶役政資料電子閘門系統「線上查詢使用者帳號申請/停用表」(格
            式如附件二及附件三),經單位主管(機構首長)或其授權人員審
            核同意後,移本會統計資訊處據以配賦上線帳號、密碼,開通(停
            止)查詢權限。    

(二)所屬機構申請開通查詢權限,應函報本會對該機構具有主要管理權
            責之業務處審核同意。

(三)使用人員離職或職務調整時,亦需由原申請單位填寫「線上查詢使
           用者帳號申請/停用表」提出申請,離調停用者應於職務異動前十日
           提出申請,並由本會統計資訊處停止其帳號權限。

(四)使用人員密碼輸入錯誤三次,系統自動鎖碼,需依程序重新填表申
            請。

(五)本會統計資訊處承辦人及單位主管異動,應函知內政部。
(六)本會統計資訊處定期每季由人事資訊系統查核使用人員動態,凡使
            用人員離職、職務調整或帳號已閒置逾三個月,逕行停止其使用權
            限,並以書面通知使用人員。

(七)經停止權限人員如需再使用,需依程序重新申請。

五、資料查詢: 
(一)本會及所屬機構使用人員線上查詢戶役政資料,應先填寫「線上查
            詢紀錄簿」輸入查詢事由(格式如附件四之一、附件四之二、附件
            四之三),並於當日由單位主管(機構首長)或其授權人員審核同意。

(二)使用人員查詢完畢,「線上查詢紀錄簿」併同查詢案審核原件或影
            本,填報「線上查詢單位內部稽查表」(格式如附件五),每日紀
            錄查詢筆數,經單位主管(機構首長)或其授權人員審核同意後,於每
            月底送交單位(機構)稽查人員。


六、安全管理:
(一)戶役政資料僅限單位內部業務查證用,應避免非業務權責人員閱覽、
           擷取、破壞及禁止對外提供。

(二)使用人員之帳號及密碼,應確實保密,嚴格禁止洩漏他人知悉或提
            供他人使用。

(三)管理者及使用人員查調戶役政資料,應申請專屬帳號,不得使用非
           本人申請之帳號,帳號不得交接予他人,並嚴禁多人共用帳號。

(四)使用人員查詢完畢後,應立即登出系統,避免不具權限人員趁機竊
           取資料,敏感或機密資料不得放置於桌面或影印機上。

(五)戶役政資料嚴格禁止下載、儲存媒體及攝影等,屬於專案性質之清
            冊亦應比照辦理。

(六)辦理法定職務案件審核所需網路連線查詢或列印之資料,應隨卷歸
            檔及依檔案保存期限銷毀。

(七)本會應指派專人管理及維護查詢戶役政資料之網路連線設備,以確
            保設備功能正常,資料檔案儲存於可攜式儲存媒體者,應置放於安
            全場所,應上鎖或管制人員進出。

(八)儲存於可攜式儲存媒體之資料檔案,使用完竣且確認無保存必要,
            應簽報單位主管核定後,刪除資料檔案,並確認其資料檔案無法復
            原。

(九)內政部提供之戶役政磁性媒體資料,本會統計資訊處應指定專人登
           記列管,並檢核資料之完整性,需依保存年限銷毀。

(十)系統定期要求使用者更改密碼,統計資訊處如發現有洩密之虞時,
           應即要求使用者更換密碼,避免他人知悉。

(十一)線上查詢戶役政資料完竣後,如可銷毀,紙本文件應銷毀至無法
            辨識,電子檔如無保留必要性,應即刪除。

(十二)查詢系統應紀錄查詢者帳號、查詢日期、時間、查詢作業代碼、
            被查詢者查詢條件及查詢事由等查詢日誌,並保留五年備查。


七、稽核作業:
(一)本會需求單位及所屬機構應指派稽查人員辦理使用查詢戶役政資料
           之稽核作業。             

(二)本會及所屬機構稽查人員,應每月就使用人員之查詢紀錄進行查核
            事宜,如有異常使用情形,應進行追查,確屬異常者,應通報政風
            單位查明後,簽報機關(構)首長議處。

(三)本會及所屬機構內部稽查作業:
  1、依本會統計資訊處每月提供之「上線人員系統資料」(格式如附件六)
            ,逐筆核對「被查詢者」與「線上查詢記錄簿」及審核原件是否相
           符,並填報「線上查詢單位內部稽查表」。

  2、前目稽核紀錄等相關資料,應於稽核完畢後,交由上線查詢人員留存
           三年備查;並將「線上查詢單位內部稽查表」、「線上查詢紀錄簿」
           影本,移送本會統計資訊處備查(所屬機構應副知本會業管處)。

     3、每半年辦理上線單位內部稽查作業,填報「線上查詢單位內部稽查表」
           (格式如附件七)並移送本會統計資訊處備查。

(四)本會業管處外部稽查作業:
     1、業管處每年至少一次,對所屬機構實地查訪稽查,稽查筆數至少為全
           年使用量之百分之三。

     2、本會業管處查訪前,應自本會統計資訊處每月提供之「上線人員系統
           資料」中,抽選稽查之時間範圍及筆數,完成所需稽查項目。

     3、稽查完畢,應將「線上查詢本會外部稽查表」(格式如附件八)影本
           ,交由本會統計資訊處備查。

(五)內政部辦理稽核作業時,本會及所屬機構應配合提供查核相關資料。

八、使用戶役政資料,應妥善保管及利用所取得之資料;其違反相關規定者
        ,應依下列規定追究:

(一)使用單位(機構)及使用者不當使用經由內政部提供之戶役政資料,
           致當事人權益受損,發生爭議或訴訟時,使用單位(機構)及使用者
           依個人資料保護法(以下簡稱個資法)或其他法律之規定負法律責任
           。如致當事人權益受損者,使用單位(機構)應負個資法第二十八條
           之損害賠償責任,與第三十一條適用國家賠償法之規定。

(二)違反個資法第十五條或第十六條之規定,意圖營利者;或意圖為自己
           或第三人不法之利益,而對於個人資料檔案為非法輸出、干擾、變更
           、刪除或以其他非法方法妨害個人資料檔案之正確,致生損害於他人
           者;或假借職務上之權力、機會或方法,犯前揭情形之罪者,應負個
           資法第四十一條、第四十二條及第四十四條之法律責任。

(三)使用單位(機構)及使用者不當使用戶役政資料之行政責任及管理者
           未善盡管理之責,應由其所屬機關(構)議處;其涉及刑事責任者,
           移送司法機關處理。

(四)如有違反其他法律規定,依其規定追究其責。