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歷史法規

法規名稱: 國軍退除役官兵輔導委員會處理單身亡故榮民善後遺產檔案保管作業規定
民國 102 年 10 月 16 日
圖表附件:
法規內容:

一、國軍退除役官兵輔導委員會(以下簡稱本會)為規範所屬各服務及安養
  機構(以下簡稱各機構),辦理單身亡故榮民善後殯葬及遺產管理事務
  (以下簡稱善後遺產事務)之檔案整理、裝訂、分置、存放等作業標
  凖,特訂定本規定。 

二、本檔案保管作業,包括檔案之整理、裝訂、分置及存放事項。各機構經
  辦善後遺產事務檔案保管作業,除法令另有規定外,應依本規定辦理。  

三、檔案之整理,應按實際處理階段區分善後處理、遺產管理及遺產繼承等
  三部分(如附表一、二、三),統以A4紙張大小折疊方式依實際作業
  之程序排列,文件之左右底三面邊緣應保持整齊為原則,並逐一於案件
  首頁左上角依序編列目次號。  

四、整理檔案,應注意下列要項:
(一)檔案上加附之金屬物應予去除。
(二)檔案文件如有皺摺,應予理平;如有破損,應予修補。
(三)檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原承辦單位或人員查明補註於公文
   用紙,並經權責長官核可後併案裝訂。
(四)檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保持整齊;過
   寬過大者,得予裁切折疊,但不得損及檔案內容;未達規定標準者,
   應以公文用紙(A4格式)襯貼。
(五)檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小時,應以公文用
   紙(A4格式)襯貼,不得脫離原件。  

五、同一亡故榮民善後遺產案名之各件檔案應集中置於同一檔案內,依區分
  有遺產(橘黃色)、無遺產(白色)卷,並於檔案卷封面或卷脊標明檔
  號(以九十四年亡故張德功為例:94-001、故張德功善後《遺產》保存年
  限—永久)。  

六、每一善後遺產檔案,儘量裝訂為「一案一卷」,案卷厚度以三公分(約
  A4公文紙二百五十張厚)為原則,如超過時,得另立第二、三…卷。
  檔案附件以隨原件入卷為原則,難以隨文入卷併同裝訂者(如截角之存
  摺,先影印最後三個月提存紀錄明細表附卷、錄音帶、光碟片或公祭必
  要驗收項目外剩餘之照片等),得以附件另行存置方式(於目次表上註
  明附件品名、數量及存放位置),裝於檔案附件袋內妥存。  

七、每一檔案卷夾內首頁應放置目次表,其編號順序應與案內文件相符、便
  於檢索查考。  

八、善後遺產檔案需永久保存,並採用棉線繩、紙釘、塑膠釘或其他不損壞
  檔案之材質,加裝封面及封底裝訂成冊,並選用材質堅韌耐折或其他保
  固良好之卷夾封裝保存,檔案應以結實及整齊為原則,不得掉頁、倒
  頁、壓字、損壞檔案或妨害閱讀。裝訂線上有字跡者,應加邊托裱;字
  跡擴散者應予複印,並與原件立卷裝訂。  

九、經整理、裝訂之善後遺產檔案,應設立專櫃(架)存放,得按年度、檔
  號大小順序,小者在左、大者在右;由左至右,由上至下直立排列,並
  預留架位空間,以利後續檔案排架。另於檔案櫃(架)之適當位置,設
  置簡明之標示,以利保管及查驗。  

十、各機構應由首長指定專人管理檔案,未經權責長官(榮服處總幹事、榮
  家輔導室主任以上)核准調案前,不得任由經辦善後、遺產業務或其他
  人員,私入檔案室內,擅將檔案攜出存放於個人公文櫃內,各機關首長
  應定期抽查,並建立紀錄備查,以確保檔案管理之安全。  

十一、保管善後遺產檔案,應注意防潮、防淹水、防蛀、防盜、防火等保護
  措施,如有檔案遺失、毀損情形者,各機構應即查處。